Von Dirk Schneider, Regional Director DACH, CEE, Perceptive Software
Organisationen gleich welcher Größe werden noch immer tagtäglich von einer wahren Welle von Papierunterlagen überschwemmt. Den meisten fällt der Kampf dagegen nach wie vor schwer: Das Digitalisieren von Archivbeständen ist zwar bereits relativ weit verbreitet. Doch umlaufende Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Briefpost werden in der Regel auf Papier belassen.
Das Marktforschungsunternehmen IDC schreibt in seinem Bericht „Print und Document Management in Deutschland 2014", dass die Unternehmen hierzulande nach wie vor nur etwa die Hälfte aller Unterlagen digitalisiert hätten. Ein handfester Nachteil, denn: „Papiergebundene" Prozesse sind umständlich, teuer und fehleranfällig.
Grund genug zu hinterfragen, weshalb die Unternehmen den „Kampf gegen die Papierflut" so häufig verlieren.
Hürde Nr. 1: Fehlende Technik, fehlende Regeln
Einer Studie des AIIM zufolge fehlt es in den meisten Unternehmen schlicht an der notwendigen Technik. „Null-Papier-Strategien" setzen das Vorhandensein von dreierlei Verfahren voraus: digitalisierter Posteingang, papierlose Prozesse und die Möglichkeit, Unterlagen per Mobilgerät elektronisch zu erfassen („Mobile Capture"). Über die entsprechende Technik verfügen derzeit aber nur 20 Prozent aller Unternehmen.
Die Studie zeigt jedoch auch, dass es nicht nur an Technik fehlt: Obwohl drei von vier Unternehmen Initiativen zur Reduzierung des Papierverbrauchs gestartet haben, geben nur 24 Prozent der Firmen konkrete Regeln zur Verringerung des Papiervolumens vor. Das erschwert es Mitarbeitern, die Initiativen-Ziele im Tagesgeschäft zu verfolgen.
Hürde Nr. 2: Vorbehalte der Mitarbeiter
Doch die Mitarbeiter haben meist ohnehin Bedenken wegen der Auswirkungen, die eine Veränderung hin zum „papierlosen Arbeiten" haben könnte, oder befürchten sogar eine vollkommene Neugestaltung ihrer Tätigkeit. Auch Führungskräfte stehen solchen Initiativen nicht immer aufgeschlossen gegenüber und sehen eher die Nachteile als die Vorteile.
Häufig hat besonders die Rechtsabteilung viele Vorbehalte gegen das Digitalisieren von Dokumenten, weil beispielsweise das Fehlen von physischen Unterschriften ein Problem darstellen kann oder sie einen ungenügenden Schutz der Datenintegrität befürchten.
Die Mitglieder der obersten Führungsebenen sowie die leitenden Angestellten in der Finanz- und Personalabteilung sehen die Digitalisierung sämtlicher Papierdokumente allerdings positiver. Es ist daher in erster Linie wichtig, diese sensibilisieren zu können und dafür zu sorgen, dass sie andere Mitarbeiter bei der Einführung dieser Veränderung begleiten können.
Hürde Nr. 3: Unzureichende Umsetzung
Viele Unternehmen sind bereits dazu übergegangen, ihre Dokumente zu digitalisieren, um die wachsende Papierflut einzudämmen. Doch laut AIIM verwenden nur 13 Prozent dieser Unternehmen ein System zur optischen Zeichenerkennung (OCR), um die Daten von Dokumenten oder Formularen zu erfassen und somit deren Verarbeitung und Nutzung zu erleichtern. Eine solche Umsetzung verhindert, dass ein Unternehmen alle Vorteile einer digitalen Schriftgutverwaltung – etwa Prozessautomation oder die Möglichkeit zur Volltextsuche nutzen kann.
Unternehmen, die diese drei Hürden überwinden, haben beste Chancen darauf, ihren Papierverbrauch stark zu reduzieren. Wenn aber nicht nur Papier und Kosten gespart werden sollen, sondern die Unternehmensleistung insgesamt verbessert werden soll, können weitere, ergänzende Maßnahmen von Nutzen sein:
1. Den alten „Glauben" in Frage stellen, nach dem Papier aus Gründen der Rechtskonformität unverzichtbar ist
2. Gegenwärtige Prozesse, die Digitalisierung und elektronische Workflows umfassen, daraufhin prüfen, ob sie das Potenzial von OCR- und Datenerfassungslösungen voll ausschöpfen und in die Schlüsselprozesse des Unternehmens gut integriert sind
3. Den Eingang von Papierdokumenten in den Büros vermeiden, indem man die digitale Poststelle direkt mit einem zentralen und leistungsfähigen System verbindet und eine möglichst schnelle Umwandlung in elektronische Formate gewährleistet
4. Bei der Auslagerung von Dokumentenprozessen gegebenenfalls einen Spezialisten zu Rate ziehen.
