Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen den strategischen Nutzen einer systematischen Optimierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse und investieren in entsprechende ECM-Software. Der Trend geht dabei zu umfangreicheren ECM-Suiten, die unter dem Stichwort Enterprise Information Management (EIM) Business Process Management, Business Intelligence und Groupware-Funktionalitäten vereinen. Die DMS/ECM Software Studie aus dem Hause SoftSelect analysiert 95 Lösungen hinsichtlich Funktionalität, Technik und Bezugsmöglichkeiten.
Lösungen für das Dokumentenmanagement zählen nach wie vor zu den Zugpferden im Markt für Business Software. Erst gut die Hälfte der deutschen Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern setzt bereits auf die Vorzüge professioneller Dokumentenmanagement-Lösungen, wie aus einer von SoftSelect durchgeführten Anwenderbefragung (DMS Trend Report 2014) hervorgeht. Insbesondere mittelständische Unternehmen gehen vermehrt dazu über, digitale Akten oder die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung einzuführen. Vor allem aber sehen sich viele Unternehmen gezwungen, auf die zunehmende Daten- und Informationsflut zu reagieren. Moderne Informationsmanagementmethoden kombiniert mit einem leistungsfähigen DMS tragen erheblich dazu bei, unnötigen Pflegeaufwand zu reduzieren und die Datenqualität zu erhöhen.
Die SoftTrend Studie 277 „DMS/ECM Software 2015" des Hamburger Beratungs- und Marktforschungshauses SoftSelect beleuchtet 95 ECM-Systeme im deutschsprachigen Markt. In der Marktübersicht werden neben der Analyse der Funktionsumfänge und der technologischen Basis auch Trends für die weitere Entwicklung des DMS-/ECM-Marktes abgeleitet.
Enterprise Information Management als neuer Trend im Markt für Dokumentenmanagementsysteme
Enterprise Information Management oder kurz EIM gilt als bedeutender Trend im Bereich DMS. „Unter dem Label Enterprise Information Management werden moderne Ansätze zusammengefasst, die das Dokumentenmanagement noch tiefgreifender und umfassender in den Geschäftsprozessen verankern", erläutert Michael Gottwald, Geschäftsführer der SoftSelect GmbH. EIM Enterprise Information Management gilt dabei als Erweiterung oder Weiterführung des Enterprise Content Management. „Durch die Kopplung von Dokumentenmanagement mit dem Business Process Management, Groupware- und Business-Intelligence-Anwendungen sollen Informationen unabhängig vom Datentyp unternehmensweit schneller verfügbar gemacht werden. Ziel ist die ganzheitliche Verwaltung und Organisation von strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen", so Gottwald weiter.
Die Untersuchung der 95 ECM-Systeme in der DMS/ECM Software Studie 2015 belegt diesen Trend. Die Dokumentenmanagementlösungen werden umfangreicher. Durch die Erweiterung um Module für die bessere Zusammenarbeit (Collaboration), komplexe Workflowsteuerungen und zahlreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten wächst das Angebot solcher ECM-Suiten.
Dabei ist zu beachten, dass nach dem Konzept des Enterprise Information Management ECM- oder DM-Syteme im Hintergrund ablaufen und lediglich die technologische Basis bilden. Die klassische Erschließung und Verwaltung von Informationen in einer eigenständigen Anwendung wird demnach obsolet. ECM-Systeme stellen lediglich die Infrastruktur und den technologischen Kern der eigentlichen EIM-Anwendungen bereit. Cloud-Technologien spielen bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle.
Cloud ECM als Wegbereiter des Enterprise Information Management
Zwar sind klassische Client-Server-Installationen nach wie vor im ECM-Bereich die Regel, jedoch wird das Angebot an Cloud-Lösungen im ECM-Bereich in den kommenden Jahren stark wachsen. Derzeit investieren Cloud-Storage-Anbieter aus den USA massiv, um im ECM-Segment Fuß zu fassen. Die Akzeptanz für Cloud-Anwendungen ist hierzulande noch recht verhalten (vgl. DMS Trend Report 2014), dies wird sich aber vermutlich in dem Maße ändern, wie die Preise für solche Lösungen sinken werden. Einen Durchbruch wird Cloud ECM hierzulande jedoch voraussichtlich erst dann erzielen, wenn die zu verwaltenden Daten aus den Vorsystemen wie ERP- und CRM-Systeme, Office-Anwendungen und E-Mail-Programme ebenfalls in der Cloud bereitgestellt werden. Um in diesem Zukunftsmarkt jetzt schon mitzumischen, sind die etablierten Hersteller vermehrt dazu übergegangen, hybride Cloud Modelle zum Beispiel für die Archivierung in einem Rechenzentrum anzubieten.
