In den Jahren 2019 und 2020 verzeichneten Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe automatisiert haben, ein doppelt so hohes Umsatzwachstum wie diejenigen, die dies nicht taten – so das Ergebnis einer Studie von Accenture. Fehlerreduktion, erhöhte Produktivität, Skalierbarkeit, zufriedene Mitarbeiter und Kunden – die Liste der Vorteile von Workflow Automation ist lang. Gute Gründe für Unternehmen, das Thema in Angriff zu nehmen.
1. Arbeitsabläufe identifizieren und verstehen
In einem ersten Schritt, noch vor der Implementierung, ist es entscheidend, Zielbereiche für mögliche Automatisierungen zu identifizieren. Wo lässt sich am schnellsten der größte Nutzen erzielen? Welche Wechselwirkung haben Veränderungen auf andere Prozesse? Viele Führungskräfte haben keinen Überblick, welche manuellen täglichen Aufgaben ihre Mitarbeiter täglich ausbremsen. Es ist daher empfehlenswert, die Belegschaft bereits in diesem ersten Schritt einzubeziehen und ihren Input abzufragen. Nur sie können sagen, welche Prozesse sie täglich behindern und ihre Arbeit verlangsamen. Wenn die größten Barrieren im operativen Geschäft identifiziert sind, lassen sich auf dieser Basis Überlegungen anstellen, wie die entsprechenden Prozesse digital transformiert werden können. Dabei müssen sich Verantwortliche fragen: Müssen Prozesse vollständig digitalisiert werden oder würde der Einsatz einer einfachen Anwendung ausreichen? Macht es beispielsweise Sinn, für bestimmte Kommunikationsaufgaben einen Bot zu implementieren?
2. Abbilden und Bewerten der zu automatisierenden Arbeitsabläufe
Der zweite Schritt besteht darin, einen umfassenden Plan zu erstellen. Er sollte skizzieren, an welchen Stellen am meisten Handlungsbedarf besteht, welche Prozesse priorisiert werden sollen, wie die Automatisierung innerhalb bestehender Systeme funktionieren kann und welcher Mehrwert zu erwarten ist. Dafür wird zunächst analysiert, wo im Unternehmen die aufwändigsten manuellen Prozesse angesiedelt sind und wer dafür die Verantwortung trägt. Mit diesen Personen ist dann ein Plan zu erstellen, der sowohl für Mitarbeiter als auch für Budgetverantwortliche und die Geschäftsleitung funktioniert. Hier empfiehlt es sich, einen Drittanbieter zu engagieren, um eine Lösung zu entwickeln, die vor allem mitarbeiterzentriert ist. Schließlich werden die Workflows ausgewählt, die hinsichtlich des Mehrwerts dieser Automatisierung für das Unternehmen, des ROI und der positiven Auswirkung auf Mitarbeiter und Kunden am sinnvollsten erscheinen. Dabei sollten allerdings die unmittelbaren Vorteile, die direkt mit den Teams geteilt werden können, mit den längerfristigen strategischen Ergebnissen in Einklang gebracht werden. Workflows, die nur wenige menschliche Eingriffe erfordern, ermöglichen zusätzlich eine Skalierung und Flexibilität.
3. Implementieren der richtigen Lösung
Nachdem gemeinsam mit einem Technologiepartner ein klarer Plan für die Workflow Automation ausgearbeitet wurde, geht es an die Umsetzung. Hierbei ist das Tempo entscheidend: Es muss sichergestellt sein, dass die Implementierung nicht zu viele Arbeitsunterbrechungen für die Mitarbeiter zur Folge hat und dass kritische Prozesse weiterlaufen können. Außerdem müssen in jeder Phase die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Hilfreich ist es, mit unbeliebten Prozessen zu starten, die leicht zu automatisieren sind und diese Herausforderungen mit sofort einsetzbaren Automatisierungslösungen anzugehen. Das treibt das Gesamtprojekt voran, stellt die internen Stakeholder zufrieden und überzeugt die Mitarbeiter. Dabei ist zu beachten, dass neue Lösungen in die bestehende Software integriert werden.
Fazit: Workflow Automation ist ein Prozess
Nur weil ein Prozess erfolgreich automatisiert wurde, heißt es nicht, dass das Projekt damit abgeschlossen ist. Digitale Transformation ist ein Prozess: Unternehmen sind deshalb gut beraten, wenn sie von Beginn an kontinuierlich Analysen und Wartungen durchführen, um mit den Änderungen in Arbeitsabläufen und den Geschäftsanforderungen Schritt zu halten. Da die meisten Unternehmen nicht über ein spezialisiertes Automatisierungs-Team verfügen, ist es sinnvoll, Experten hinzuzuziehen, die aufgrund ihrer Expertise und Erfahrung optimal unterstützen können.
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