Dans la plupart des entreprises allemandes et autrichiennes, le travail de bureau se fait encore sur papier. C'est le résultat d'une récente enquête commandée par Kyocera Document Solutions. Selon les employés de bureau interrogés dans le cadre de l'enquête, l'introduction de solutions d'archivage numérique pourrait permettre de gagner jusqu'à deux heures de travail par jour.
Les imprimés ou le papier font encore partie intégrante de la vie professionnelle quotidienne dans la plupart des entreprises en Allemagne et en Autriche. Bien que 44 % aient élaboré ou déjà mis en œuvre une stratégie de numérisation, 56 % en sont encore aux toutes premières étapes de la mise en œuvre - dans près d'une entreprise sur quatre, le bureau sans papier n'est même pas abordé.
C'est le résultat d'une enquête en ligne menée par Statista pour le compte de Kyocera Document Solutions. En juillet 2020, 1 441 employés de bureau de moyennes entreprises (20 à 500 postes de travail sur PC) ont été interrogés sur l'état d'avancement de leurs processus documentaires. Le résultat :
Les employés sont plus satisfaits des solutions numériques
Dans l'ensemble, la réception, la transmission et le stockage des documents et des informations dans les bureaux en Allemagne et en Autriche se font principalement sur support papier. Près d'un répondant sur quatre (22 %) a déclaré avoir reçu des documents principalement ou même exclusivement sous forme papier.
C'est frappant : Les employés de bureau qui transmettent des documents principalement sous forme numérique sont nettement plus satisfaits des flux de travail associés tels que la recherche, l'approbation ou le dépôt que ceux qui traitent des documents sous forme analogique. En outre, le degré de numérisation est lié à la taille de l'entreprise : Plus une entreprise est grande, plus il est probable que les documents soient déjà traités ou archivés numériquement. Dans les petites entreprises, cependant, le papier est encore courant.
Deux heures par jour pour la gestion des documents
Quatre répondants sur dix souhaiteraient donc des outils ou des solutions qui rendent la recherche ou l'archivage de documents plus efficace. Selon les participants à l'étude, le temps qui peut être gagné par de telles solutions s'élève à une à deux heures par jour (41 %). Environ un quart des personnes interrogées qui souhaiteraient des solutions pour un travail plus efficace en termes de temps pourraient même gagner plus de deux heures par jour, selon leurs propres déclarations.
Pascal Seifert, directeur du marketing de Kyocera Document Solutions : "L'enquête montre que les petites et moyennes entreprises en particulier ont un grand besoin d'optimiser leurs processus documentaires. Cela nous confirme dans notre stratégie produit : avec le Kyocera Workflow Manager, nous proposons non seulement une solution de gestion des documents idéale pour les petites et moyennes entreprises, mais aussi un large portefeuille de produits et de services pour rendre les processus commerciaux plus intelligents".
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