O trabalho de escritório na maioria das empresas na Alemanha e Áustria ainda se baseia no papel. Este é o resultado de um recente inquérito encomendado pela Kyocera Document Solutions. De acordo com os funcionários do escritório inquiridos no inquérito, a introdução de soluções de arquivo digital poderia poupar até duas horas de tempo de trabalho por dia.
As impressões ou o papel continuam a fazer parte integrante da vida profissional quotidiana na maioria das empresas na Alemanha e na Áustria. Embora 44% tenham desenvolvido ou já implementado uma estratégia de digitalização, 56% ainda se encontram nas fases iniciais de implementação - em quase uma em cada quatro empresas o escritório sem papel nem sequer é discutido.
Este é o resultado de um inquérito baseado na web conduzido pelo Statista em nome da Kyocera Document Solutions. Em Julho de 2020, 1.441 funcionários de escritórios em empresas de média dimensão (20 a 500 estações de trabalho PC) foram questionados sobre o estado dos seus processos documentais. O resultado:
Os empregados estão mais satisfeitos com as soluções digitais
Globalmente, a recepção, expedição e armazenamento de documentos e informações nos escritórios na Alemanha e na Áustria é principalmente em papel. Quase um em cada quatro inquiridos (22%) declarou ter recebido documentos principalmente ou mesmo exclusivamente em papel.
Isto é impressionante: Os funcionários de escritório que transmitem documentos principalmente em formato digital estão significativamente mais satisfeitos com os fluxos de trabalho associados, tais como pesquisa, aprovação ou arquivamento do que aqueles que processam documentos em formato analógico. Além disso, o grau de digitalização está relacionado com a dimensão da empresa: Quanto maior for uma empresa, mais provável é que os documentos já estejam a ser processados ou arquivados digitalmente. Nas empresas mais pequenas, no entanto, o papel ainda é comum.
Duas horas por dia para gestão documental
Quatro em cada dez inquiridos gostariam, portanto, de ver ferramentas ou soluções que tornem a pesquisa ou arquivo de documentos mais eficiente em termos de tempo. De acordo com os participantes no estudo, o tempo que pode ser poupado por tais soluções é de uma a duas horas por dia (41%). Cerca de um quarto dos inquiridos que gostariam de soluções para um trabalho mais eficiente em termos de tempo poderiam mesmo poupar mais de duas horas por dia, de acordo com as suas próprias declarações.
Pascal Seifert, Director de Marketing da Kyocera Document Solutions: "O inquérito mostra que as pequenas e médias empresas em particular têm uma grande necessidade de optimizar os seus processos documentais. Isto confirma-nos na nossa estratégia de produtos: Com o Gestor de Fluxo de Trabalho da Kyocera, oferecemos não só uma solução de gestão documental ideal para pequenas e médias empresas, mas também uma vasta carteira de produtos e serviços para tornar os processos empresariais mais inteligentes".
www.kyoceradocumentsolutions.de