"Se eu tive de escolher uma coisa que mudou em relação à necessidade de locais de trabalho inteligentes e conectados na sequência da COVID-19, é que agora precisamos de escrever 'CONECTADO' em maiúsculas", diz Olaf Lorenz, Director Geral Sénior da Divisão de Transformação Digital da Konica Minolta Business Solutions Europe, descrevendo a ascensão do "trabalho híbrido" e as suas implicações para os locais de trabalho do futuro.
Desde há algum tempo, a sua empresa tem vindo a apoiar os seus clientes a colher os benefícios de uma maior digitalização dos seus processos de trabalho. No entanto, a pandemia COVID-19 e o seu rescaldo colocaram a transformação digital em sobre-excesso. O que tinha sido geralmente visto como um esforço benéfico rapidamente se tornou uma necessidade absoluta para as empresas sobreviverem: Proporcionar aos empregados locais de trabalho digitais conectados, acessíveis a partir de uma variedade de locais. Antes de poder ajudar os seus clientes na sua transformação, a Konica Minolta teve de sofrer ela própria uma profunda transformação. Nesta entrevista, Olaf Lorenz explica o processo de transformação na Konica Minolta, como a sua empresa está a ajudar os seus clientes a atingir o próximo nível de maturidade digital nas suas organizações, e como espera que sejam os locais de trabalho no futuro.
Sr. Lorenz, como mudaram as práticas e os locais de trabalho - especialmente na sequência dos recentes acontecimentos?
O encerramento reformulou profundamente as práticas e os locais de trabalho. Na Konica Minolta, conseguimos transferir as nossas operações na Europa de trabalhar no escritório como norma para todos os que trabalham remotamente numa questão de dias. Esta transição foi muito mais difícil para as empresas que não tinham preparado os seus locais de trabalho e processos para trabalharem à distância desde o início. Embora um número crescente de empresas tenha percebido a necessidade de digitalização nos últimos anos e visto o potencial que ela oferece para impulsionar os seus negócios, os escritórios digitais a que se podia aceder remotamente tornaram-se uma necessidade absoluta quase de um dia para o outro.
Pode-se dizer que, na última década, muitos clientes começaram a transformar-se e a evoluir de processos de trabalho pré-digitais para digitais. Muitos dos que nos abordaram encontraram-se nesta primeira fase de digitalização, movendo processos específicos de abordagens analógicas baseadas em papel para fluxos de trabalho digitais. Como seria de esperar, isto melhorou os seus processos e proporcionou ganhos de eficiência nestes campos específicos. Tomemos como exemplo os ficheiros pessoais digitais para RH, ou um processo de facturação que elimina a necessidade de fazer circular um documento dentro de uma empresa.
No entanto, para tornar o trabalho remoto realmente possível, é necessário um segundo passo: a integração digital. É crucial fundir as diferentes soluções digitais num ambiente digital coerente, que seja ao mesmo tempo acessível e seguro à distância. Isto lança as bases para modelos híbridos de trabalho que permitem aos empregados trabalhar independentemente da sua localização. A procura de tal apoio à integração digital é o que tem subido na sequência da actual pandemia.
E irá também moldar o trabalho no mundo pós-CVID.
Há uma noção de um mundo pós-COVID que eu não partilho: Uma imagem de todos nós simplesmente regressando aos nossos escritórios e retomando o trabalho da mesma forma que antes da pandemia. De facto, espero que haja um elevado nível de preocupações relacionadas com a saúde pandémica num futuro previsível. Além disso - e ainda mais significativo - tanto os empregados como as empresas estão a experimentar os benefícios do trabalho à distância. Estes factores irão reformular profundamente os escritórios e a forma como trabalhamos: Os empregados, especialmente os "trabalhadores do conhecimento" baseados no escritório, não estarão "todos de volta ao escritório". De facto, os escritórios poderão tornar-se mais pequenos e poderão ter de servir um propósito diferente, como a colaboração ou o brainstorming. O termo "local de trabalho" deixará de significar uma localização geográfica. Prevemos um local de trabalho inteligente ligado - sendo "ligado" o ponto focal. Estes locais de trabalho híbridos digitais reunirão a máxima segurança no local de trabalho com a máxima eficiência - dando ao mesmo tempo mais espaço para a liberdade. As equipas não serão formadas com base em quem está fisicamente presente: em vez disso, reunirão as melhores pessoas para o trabalho em toda a organização e fora dela, fomentando a criatividade e a inovação. Este é o verdadeiro poder da digitalização do local de trabalho.
Como a Konica Minolta apoia seus clientes em termos dessa transformação?
Entendemos que cada negócio é diferente e que os requisitos do processo digital e os níveis de maturidade também são diferentes. Reunimos dois de nossos pontos fortes para apoiar melhor nossos clientes em seu caminho para a digitalização, combinando nossa experiência com um conhecimento profundo dos locais de trabalho de nossos clientes e fluxos de trabalho relacionados. Identificamos as reais necessidades de nossos clientes e ouvimos os gerentes de negócios tanto quanto ouvimos o departamento de TI.
Eu mesmo trabalhei em pré-vendas e aprendi em primeira mão que, embora a implementação de uma solução possa ser vista como um sucesso do ponto de vista de TI, se não repercutir nos usuários reais ou beneficiá-los, não será adaptada e falhou. Adotamos uma abordagem holística para fornecer soluções de digitalização personalizadas para nossos clientes.
Qual é o papel de suas soluções MFP em tudo isso? Com escritórios híbridos em ascensão, eles ainda são necessários?
Até recentemente, nossa experiência consistia em que os clientes centralizavam e consolidavam a infraestrutura de impressão em suas organizações. No entanto, esse desenvolvimento agora está sendo revertido: com o trabalho híbrido, estamos vendo um retorno à impressão descentralizada. Em um ambiente de trabalho digital, a função do MFP está mudando. Por um lado, o comportamento de impressão do usuário está se tornando cada vez mais seletivo: muitos usuários tendem a imprimir documentos complexos, como contratos, para melhor compreensão durante as tarefas de leitura e revisão. Por outro lado, os próprios MFPs se transformaram na esteira da digitalização: Nossos dispositivos Bizhub MFP inteligentes são um link bidirecional entre as etapas do fluxo de trabalho físico e impresso e as etapas virtuais e digitais, quando se trata de fluxos de trabalho, como contabilidade ou aqueles que exigem uma assinatura digital . Devido a essa transformação, eles não são mais apenas um centro de impressão - eles são um ponto de conexão para fluxos de trabalho digitais, tornando a transição entre eles o mais contínua e sem atrito possível.
Nossa solução Workplace Hub é um excelente exemplo de como levamos isso para o próximo nível em nossos serviços "Intelligent Connected Workplace": ela mescla o mundo do gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos com infraestrutura de TI e serviços gerenciados, tudo no espaço anteriormente ocupado por um escritório impressora. Isso significa que o Workplace Hub contém tudo que nossos clientes precisam para fornecer um local de trabalho inteligente e conectado para seus funcionários - de soluções para trabalho remoto seguro e eficaz e colaboração a soluções de fluxo de trabalho digital. Com soluções como essas, a Konica Minolta ajuda seus clientes a alcançar o próximo nível de maturidade digital em suas organizações, adaptados especificamente às suas necessidades.
Essa mudança nos serviços que você fornece deve ter significado uma grande transformação em sua organização. Você diria que a Konica Minolta ainda é a mesma empresa de alguns anos atrás?
Tenho duas respostas para isso e, embora possam parecer inicialmente contraditórias, na verdade elas andam de mãos dadas. Minha primeira resposta é não: na última década, investimos pesadamente em crescimento orgânico na forma de aquisições estratégicas, principalmente em serviços de TI. Com essa abordagem, fomos capazes de integrar o conhecimento e a experiência de que precisamos para fornecer aos nossos clientes as soluções digitais de que eles precisam. Talvez uma das mudanças mais visíveis externamente seja que quando nosso suporte técnico visitou nossos clientes no passado, eles tinham uma caixa de ferramentas em uma mão e um aspirador de pó na outra para fazer a manutenção das impressoras. Agora é muito mais provável que apareçam com uma mala e um laptop.
No entanto, minha segunda resposta à sua pergunta é sim: somos praticamente a mesma empresa com a qual nossos clientes gostaram de trabalhar ao longo das décadas. Desde que trabalhamos em fluxos de trabalho de documentos de clientes, sempre trabalhamos em três etapas de um projeto: Consultar, Implementar e Gerenciar. Combinamos nossa nova experiência em TI com nosso profundo conhecimento existente das necessidades do local de trabalho de nossos clientes. Conhecemos seus fluxos de trabalho de documentos desde o início e temos uma compreensão aprofundada dos processos que executam. Hoje, nós os ajudamos a aproveitar todo o seu potencial com nossas soluções digitais para locais de trabalho. Com recursos internos de TI limitados, esse suporte é especialmente procurado por nossos clientes de pequenas e médias empresas. Tal como acontece com as nossas soluções de impressão, o nosso suporte e técnicos permanecem disponíveis e podem apoiá-los se surgir alguma coisa. Temos uma infra-estrutura de serviço e solução de problemas que pode ajudar nossos clientes dentro ou fora das instalações rapidamente, onde quer que estejam. Sinto orgulho em saber dos clientes que eles consideram a Konica Minolta como "parte da equipe". A Konica Minolta transformou e integrou serviços de TI e se tornou um parceiro confiável para locais de trabalho digitais - oferecemos a eles um único ponto de contato para todos esses requisitos. Em seu relatório MarketScape atual, a IDC reconhece o progresso considerável que fizemos no reposicionamento como uma empresa de serviços gerenciados que fornece soluções digitais para locais de trabalho. E, embora tenhamos transformado os serviços que fornecemos, permanecemos fiéis à nossa missão de alavancar nossa experiência para criar valor para nossos clientes e ajudá-los a superar os desafios que enfrentam: colocamos eles e suas necessidades no centro do que fazemos.
A profunda transição digital nos locais de trabalho também deve criar incertezas para muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte. Como você lida com questões de segurança?
Tornando a segurança um elemento integral em todos os nossos serviços de "Local de trabalho conectado inteligente". Embora estejamos vendo um aumento nas tentativas de ransomware e roubo de dados no ambiente de trabalho geral que tentam explorar processos de trabalho remotos não seguros, temos segurança "embutida" em todas as nossas soluções para locais de trabalho digitais, incluindo infraestrutura, serviços em nuvem , serviços de conteúdo gerenciado, soluções de vídeo gerenciadas ou serviços de impressão gerenciados. Na verdade, somos capazes de mostrar aos nossos clientes que nossas soluções integradas e inteligentes para locais de trabalho digitais são, na verdade, mais seguras do que as soluções não integradas. Portanto, a integração digital não é uma ameaça à segurança - na verdade, ela ajuda a melhorar a segurança.
A jornada da digitalização não vai parar na integração digital dos locais de trabalho. Qual será a próxima etapa? Como serão os processos de trabalho no futuro?
Para nós, a transformação digital em seu verdadeiro sentido começa com a capacidade de aproveitar o poder dos dados de uma forma que crie valor novo e adicional para nossos clientes. Em seguida, usaremos os dados adquiridos, analisaremos e aplicaremos a modelagem de dados para apoiar os trabalhadores do conhecimento na tomada de decisões melhores baseadas em fatos. As atividades diárias dos trabalhadores do conhecimento são moldadas por tomadas de decisão cada vez mais complexas: ajudá-los a levar isso para o próximo nível oferecerá suporte a eles e a seus negócios - especialmente após a escassez de mão de obra qualificada. Resumindo: o futuro do trabalho será digital e movido a dados.