A contabilidade na Europa está a tornar-se digital. A partir de 27 de Novembro de 2020, as administrações públicas e autoridades federais aceitarão facturas superiores a 1.000 apenas em formato digital XRechnungs-Format ou, em alternativa, em formato ZUGFeRD 2.1.1 (ficheiro PDF com ficheiro XRechnung-XML integrado). Um ficheiro PDF padrão ou mesmo uma factura impressa já não é suficiente aqui.
Inquéritos mostraram que muitas empresas ainda não fizeram a mudança para o envio de uma Xinvoice digital. A razão: se forem oferecidas soluções para a criação de facturas X através do fornecedor do ERP, estas são frequentemente dispendiosas, complicadas e demoradas de implementar. Além disso, as empresas geralmente não têm de converter todas as facturas, mas apenas as que são enviadas a uma autoridade federal. A Canon oferece soluções para a criação, validação, envio, recepção e arquivo de facturas X que são rápidas, eficazes e acessíveis.
Soluções para qualquer dimensão de negócio
As soluções de facturação X da Canon são escaláveis, tornando-as adequadas para pequenas e médias empresas, bem como para grandes empresas.
A pequena solução XInvoice da Canon é uma solução pronta a usar que pode ser rapidamente adaptada às necessidades do cliente. Vantagem: Com esta variante, o cliente também tem a opção de gerir todos os documentos e informações da sua empresa, arquivando-os de forma segura, criando os seus próprios fluxos de trabalho e muito mais.
A grande solução Canon XInvoice foi concebida como uma solução de middleware e oferece interfaces para um ou mais sistemas ERP e bases de dados. A informação da factura emitida do sistema ERP do cliente é transferida, validada, a informação em falta é adicionada para criar uma Xinvoice e os campos são convertidos de acordo com as especificações da Xinvoice. A factura validada é então automaticamente encaminhada por correio electrónico ou directamente para o portal federal correspondente. O mesmo pode também ser implementado com facturas recebidas em XRechnungs-Format.
XRechnung - apenas uma tendência?
As empresas com clientes do sector público têm de alterar o seu fluxo de trabalho em conformidade, de forma atempada, a fim de continuarem a garantir um processo de facturação sem problemas. "Uma vez que a nova norma traz muitas vantagens, a conversão também se tornará cada vez mais interessante para todas as outras empresas do sector B2B e será estabelecida mais cedo ou mais tarde". prevê Patrick Bischoff, Director de Marketing Document Solutions da Canon Alemanha. "Isto aplica-se não só à Alemanha, mas a todo o espaço económico europeu", continua Bischoff.
Em comparação com o papel, os documentos em formato digital podem ser processados, enviados ou arquivados de forma mais eficiente e segura. Mas as facturas recebidas como ficheiros PDF ainda são muitas vezes impressas, verificadas, digitalizadas de novo e depois arquivadas. Na administração pública, esta carga de trabalho deve agora ser minimizada no decurso da digitalização progressiva e deve ser estabelecido um sistema uniforme para o processamento de facturas.
O XRechnung - o novo formato de factura digital
O novo XRechnung é um registo de dados estruturado, legível por máquina em formato XML, no qual todos os dados são indexados de forma única. Todos os componentes essenciais da factura, tais como número de factura, endereço ou taxa de imposto, podem assim ser lidos directamente, identificados sem qualquer dúvida e processados em toda a Europa. Dois anos após a Comissão Europeia ter decidido mudar para a facturação electrónica, este regulamento entra agora em vigor a nível federal e será inicialmente implementado nas administrações e autoridades públicas. A mudança para XRechnung será então introduzida gradualmente nos estados federais.
Converter com segurança em XInvoice com Canon
Uma vez que todos os componentes das facturas são indexados e automaticamente legíveis no novo formato digital, o processamento de facturas é grandemente acelerado. A verificação dos dados é também facilitada, as fontes de erro podem ser detectadas mais rapidamente e o arquivamento é simplificado. Além disso, o fluxo de caixa é melhorado porque todos os dados de pagamento podem ser directamente transferidos e processados.