As start-ups querem crescer - e as suas estruturas crescem com elas. Isto também e especialmente aplicável à contabilidade e ao controlo. A empresa de Munique sobre a água depende da Diamant Software - e beneficia de mais possibilidades e rapidez.
A paixão da água é a água: desde água doce de sistemas de água de mesa de alta qualidade, água agradavelmente refrigerada de refrigeradores de água, até filtros para água potável segura em viagem. Os peritos em água começaram no início de 2018, e a dupla fundadora cresceu agora até se tornar uma equipa de dez membros. À loja online sobre água24 juntaram-se "produtos estacionários" (como os sistemas de água de mesa) e o especialista em café Avendi. Além da água e do café, há uma terceira paixão: o crescimento. Sejam produtos novos, outras marcas ou mesmo empresas. Aí a sede ainda não foi certamente saciada. E é também aqui que surge o desejo de um sistema de contabilidade próprio, incluindo software de contabilidade.
Possibilidades crescentes de optimização de processos e estruturas
Tal como muitas start-ups, a empresa sediada em Munique contou inicialmente com um consultor fiscal. Uma solução finita - especialmente no que diz respeito ao grande número de reservas, requisitos mais alargados para relatórios diários e opções de expansão. Foi portanto necessário criar uma estrutura à prova de futuro na contabilidade. Porque é aqui que o sucesso ou o fracasso da empresa é decidido. Um passo fundamental neste processo foi a criação de um gestor contabilístico separado: René Kühn está a bordo há cerca de um ano. O seu negócio diário é a contabilidade. O seu desafio é optimizar estruturas e processos - inclusive:
- Digitalização: longe do papel - para o trabalho móvel
- Poupança de tempo, especialmente através de reservas automáticas
- Integração consistente do sistema de gestão de mercadorias, loja online,
Contabilidade e controlo
- Relatórios actualizados e transparência com o premir de um botão para a gestão
Minimizar os riscos de forma modular
Estes requisitos foram também os principais critérios para a selecção do software. Foi necessária uma solução modular para este fim: Isto permitiria às empresas em rápido crescimento criar sistemas de contabilidade profissional numa fase inicial sem se tornarem excessivamente dispendiosas ou terem de incorrer em custos internos elevados. A estrutura modular foi um importante critério de decisão - para a Diamant/2020 da Diamant Software.
Do recibo de facturação digital ao escritório sem papel
O recibo da factura digital é um "must have" para uma loja online. Em relação ao Diamant 2020, sobre a água começou com um livro electrónico de recibos de facturas. A grande vantagem: "Com a aplicação de aprovação podemos agora aprovar facturas de casa ou de qualquer lugar e já não estamos presos ao escritório", explica René Kühn, chefe do departamento de contabilidade, enquanto já tem em mente a próxima fase de expansão: "O armazenamento à prova de auditoria na nuvem será um marco para nós no caminho para o escritório sem papel". Em termos concretos, os documentos são armazenados num centro de dados alemão certificado e guardados durante o período de retenção legalmente exigido.
Integração harmoniosa
A integração do sistema de gestão de mercadorias no software de contabilidade funciona sem problemas. A viagem continua também aqui: com a ligação directa da loja online a todos os principais fornecedores de pagamentos electrónicos. Diamant/2020 já tem interfaces padrão para todos os principais fornecedores - tais como PayPal para pagamentos com cartão de crédito e transferências bancárias instantâneas ou Klarna para compras por conta. Outros serviços de pagamento podem ser integrados fácil e rapidamente.
Por último, mas não menos importante: o sistema de relatórios oferece agora avaliações mensais com o premir de um botão e, assim, consideravelmente mais transparência para a gestão da empresa.
"Posso trabalhar de forma muito mais eficaz e rápida".
Ao decidir-se pela Diamant/2020 como o novo software de contabilidade e controlo, o arranque inovador acabou por depender de "comprovado": "Trabalhei quase sempre com a Diamant Software - durante 14 anos. Então eu simplesmente sei o que a solução pode fazer e acima de tudo que funciona", resume René Kühn. Há já um bom meio ano que trabalha com a mais recente libertação de Diamant na aboutwater. O que melhorou desde então? "O diamante corre muito forte. Posso trabalhar de forma muito mais eficaz e rápida e poupar muito tempo antes. O melhor exemplo é o trabalho diário nas transacções de pagamento automático: em vez de duas horas, é agora feito em cinco minutos.
www.diamant-software.de