Las nuevas empresas quieren crecer, y sus estructuras crecen con ellas. Esto también y especialmente se aplica a la contabilidad y la fiscalización. La compañía de Munich aboutwater confía en Diamant Software - y se beneficia de más posibilidades y rapidez.
La pasión por el agua es el agua: desde agua fresca de sistemas de agua de mesa de alta calidad, agua agradablemente enfriada de enfriadores de agua, hasta filtros para agua potable segura en movimiento. Los expertos en agua comenzaron a principios de 2018, y el dúo fundador se ha convertido en un equipo de diez miembros. A la tienda online sobre el agua24 se han unido los "productos estacionarios" (como los sistemas de agua de mesa) y el especialista en café Avendi. Además del agua y el café, hay una tercera pasión: el crecimiento. Ya sean nuevos productos, otras marcas o incluso empresas. Allí la sed aún no se ha saciado. Y aquí es también donde surge el deseo de un sistema de contabilidad propio, incluyendo un software de contabilidad.
Crecientes posibilidades de optimización de procesos y estructuras
Como muchas nuevas empresas, la compañía de Munich inicialmente confió en un consultor de impuestos. Una solución finita, especialmente en lo que respecta al gran número de reservas, a los requisitos más amplios de informes diarios y a las opciones de expansión. Por lo tanto, era necesario crear una estructura de contabilidad a prueba de futuro. Porque aquí es donde se decide el éxito o el fracaso de la empresa. Un paso clave en este proceso fue la creación de un gerente de contabilidad independiente: René Kühn ha estado a bordo por alrededor de un año. Su negocio diario es la contabilidad. Su reto es optimizar las estructuras y procesos, incluyendo:
- Digitalización: lejos del papel, hacia el trabajo móvil
- Ahorro de tiempo, especialmente a través de la reserva automatizada
- Integración coherente del sistema de gestión de mercancías, tienda en línea,
Contabilidad y control
- Informes actualizados y transparencia con sólo pulsar un botón para la gestión
Minimizar los riesgos de forma modular
Estos requisitos también fueron los principales criterios para la selección del software. Para ello, se requería una solución modular: Esto permitiría a las empresas de rápido crecimiento establecer sistemas profesionales de contabilidad en una etapa temprana sin tener que incurrir en costos excesivos o en elevados gastos internos. La estructura modular fue un importante criterio de decisión - para Diamant/2020 de Diamant Software.
Desde la recepción de facturas digitales hasta la oficina sin papel
El recibo de la factura digital es un "imprescindible" para una tienda online. En relación con el Diamante 2020, aboutwater ha comenzado con un libro de facturas electrónicas. La gran ventaja: "Con la aplicación de aprobación ya podemos aprobar facturas desde casa o desde cualquier lugar y ya no estamos atados a la oficina", explica René Kühn, jefe del departamento de contabilidad, mientras que ya tiene en mente la próxima etapa de expansión: "El almacenamiento a prueba de auditorías en la nube será un hito para nosotros en el camino hacia la oficina sin papeles". Concretamente, los documentos se almacenan en un centro de datos alemán certificado y se conservan durante el período de retención legalmente requerido.
Integración sin problemas
La integración del sistema de gestión de mercancías en el programa de contabilidad funciona sin problemas. El viaje continúa aquí también: con la conexión directa de la tienda online a todos los principales proveedores de pago electrónico. Diamant/2020 ya tiene interfaces estándar con los principales proveedores, como PayPal para pagos con tarjeta de crédito y transferencias bancarias instantáneas o Klarna para compras a cuenta. Los demás servicios de pago pueden integrarse fácil y rápidamente.
Por último, pero no por ello menos importante: el sistema de informes ofrece ahora evaluaciones mensuales con sólo pulsar un botón y, por tanto, una transparencia considerablemente mayor para la dirección de la empresa.
"Puedo trabajar mucho más eficaz y rápidamente".
Cuando se decidió por Diamant/2020 como el nuevo software de contabilidad y control, la innovadora start-up se basó finalmente en lo "probado": "Casi siempre he trabajado con Diamant Software - durante 14 años. Entonces simplemente sé lo que la solución puede hacer y sobre todo que funciona", resume René Kühn. Durante un buen medio año ha estado trabajando con el último lanzamiento de Diamant en aboutwater. ¿Qué ha mejorado desde entonces? "El diamante corre muy fuerte. Puedo trabajar mucho más eficazmente y más rápido y ahorrar mucho tiempo antes. El mejor ejemplo es el trabajo diario en las transacciones de pago automático: en lugar de dos horas, ahora se hace en cinco minutos.
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