Il lavoro d'ufficio nella maggior parte delle aziende in Germania e in Austria è ancora basato sulla carta. Questo è il risultato di un recente sondaggio commissionato da Kyocera Document Solutions. Secondo gli impiegati dell'ufficio intervistati nell'indagine, l'introduzione di soluzioni di archiviazione digitale potrebbe far risparmiare fino a due ore di lavoro al giorno.
Le stampe o la carta sono ancora parte integrante della vita lavorativa quotidiana nella maggior parte delle aziende in Germania e in Austria. Anche se il 44% ha sviluppato o già implementato una strategia di digitalizzazione, il 56% è ancora nelle primissime fasi di implementazione - in quasi una società su quattro l'ufficio senza carta non viene nemmeno discusso.
Questo è il risultato di un'indagine sul web condotta da Statista per conto di Kyocera Document Solutions. Nel luglio 2020, 1.441 dipendenti di uffici in aziende di medie dimensioni (da 20 a 500 postazioni di lavoro PC) sono stati interrogati sullo stato dei loro processi documentali. Il risultato:
I dipendenti sono più soddisfatti delle soluzioni digitali
Nel complesso, la ricezione, l'inoltro e l'archiviazione di documenti e informazioni negli uffici in Germania e in Austria sono prevalentemente cartacei. Quasi un intervistato su quattro (22%) ha dichiarato di aver ricevuto documenti principalmente o addirittura esclusivamente in forma cartacea.
Questo è sorprendente: I dipendenti dell'ufficio che trasmettono i documenti principalmente in formato digitale sono molto più soddisfatti dei flussi di lavoro associati, come la ricerca, l'approvazione o l'archiviazione, rispetto a quelli che elaborano i documenti in formato analogico. Inoltre, il grado di digitalizzazione è legato alle dimensioni dell'azienda: Quanto più grande è un'azienda, tanto più è probabile che i documenti siano già elaborati o archiviati digitalmente. Nelle aziende più piccole, tuttavia, la carta è ancora comune.
Due ore al giorno per la gestione dei documenti
Quattro intervistati su dieci vorrebbero quindi vedere strumenti o soluzioni che rendano la ricerca o l'archiviazione dei documenti più efficiente in termini di tempo. Secondo i partecipanti allo studio, il tempo che si può risparmiare con tali soluzioni ammonta a una o due ore al giorno (41 per cento). Circa un quarto degli intervistati che vorrebbero soluzioni per un lavoro più efficiente in termini di tempo potrebbero addirittura risparmiare più di due ore al giorno, secondo le loro stesse dichiarazioni.
Pascal Seifert, Direttore Marketing Kyocera Document Solutions: "L'indagine mostra che soprattutto le piccole e medie imprese hanno una grande necessità di ottimizzare i loro processi documentali. Questo ci conferma nella nostra strategia di prodotto: con il Workflow Manager Kyocera offriamo non solo una soluzione di gestione dei documenti ideale per le piccole e medie imprese, ma anche un ampio portafoglio di prodotti e servizi per rendere più intelligenti i processi aziendali".
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