"Si he tenido que elegir una cosa que ha cambiado con respecto a la necesidad de lugares de trabajo inteligentes y conectados a raíz de COVID-19, es que ahora tenemos que escribir 'CONECTADO' en mayúsculas", dice Olaf Lorenz, Director General Senior de la División de Transformación Digital de Konica Minolta Business Solutions Europe, describiendo el auge del "trabajo híbrido" y sus implicaciones para los lugares de trabajo del futuro.
Desde hace algún tiempo, su empresa ha estado apoyando a sus clientes para que cosechen los beneficios de una mayor digitalización de sus procesos de trabajo. Sin embargo, la pandemia de COVID-19 y sus secuelas han puesto en marcha la transformación digital. Lo que en general se había considerado un esfuerzo beneficioso se convirtió rápidamente en una necesidad absoluta para que las empresas sobrevivieran: Proporcionar a los empleados lugares de trabajo digitales conectados, accesibles desde una variedad de lugares. Antes de poder ayudar a sus clientes con su transformación, Konica Minolta tuvo que someterse a una profunda transformación por sí misma. En esta entrevista, Olaf Lorenz explica el proceso de transformación de Konica Minolta, cómo su empresa está ayudando a sus clientes a alcanzar el siguiente nivel de madurez digital en sus organizaciones y cómo espera que sean los lugares de trabajo en el futuro.
Sr. Lorenz, ¿cómo han cambiado las prácticas de trabajo y los lugares de trabajo, especialmente a raíz de los recientes acontecimientos?
El cierre ha remodelado profundamente las prácticas de trabajo y los lugares de trabajo. En Konica Minolta, pudimos cambiar nuestras operaciones en Europa, pasando de trabajar en la oficina como norma a que todo el mundo trabaje a distancia en cuestión de días. Esta transición fue mucho más difícil para las empresas que no habían preparado sus lugares y procesos de trabajo para el trabajo a distancia desde el principio. Aunque un número cada vez mayor de empresas se ha dado cuenta de la necesidad de la digitalización en los últimos años y ha visto el potencial que ofrece para impulsar su negocio, las oficinas digitales a las que se podía acceder a distancia se convirtieron en una necesidad absoluta casi de la noche a la mañana.
Se podría decir que, en la última década, muchos clientes comenzaron a transformarse y a evolucionar de los procesos de trabajo pre-digitales a los digitales. Muchos de los que se acercaron a nosotros se encontraron en esta primera fase de la digitalización, trasladando procesos específicos de los enfoques analógicos basados en papel a los flujos de trabajo digitales. Como era de esperar, esto mejoró sus procesos y proporcionó ganancias de eficiencia en estos campos específicos. Tomemos como ejemplo los archivos digitales de personal para RRHH, o un proceso de facturación que elimina la necesidad de hacer circular un documento dentro de una corporación.
Sin embargo, para que el trabajo a distancia sea realmente posible, se requiere un segundo paso: la integración digital. Es crucial fusionar las diferentes soluciones digitales en un entorno digital coherente que sea a la vez accesible a distancia y seguro. Esto sienta las bases de modelos de trabajo híbridos que permitan a los empleados trabajar independientemente de su ubicación. La demanda de ese apoyo a la integración digital es lo que se ha disparado tras la actual pandemia.
Y también dará forma al trabajo en el mundo post-COVID.
Hay una noción de un mundo post-COVID que no comparto: Una imagen de todos nosotros simplemente volviendo a nuestras oficinas y reanudando el trabajo de la misma manera que antes de la pandemia. De hecho, espero que haya un alto nivel de preocupación por la salud relacionada con la pandemia en el futuro inmediato. Además, y lo que es más importante, tanto los empleados como las empresas están experimentando los beneficios del trabajo a distancia. Estos factores remodelarán profundamente las oficinas y la forma en que trabajamos: Los empleados, especialmente los "trabajadores del conocimiento" de la oficina, no estarán "todos de vuelta en la oficina". De hecho, las oficinas podrán hacerse más pequeñas y podrían necesitar servir para un propósito diferente, como la colaboración o la lluvia de ideas. El término "lugar de trabajo" ya no significará una ubicación geográfica. Imaginamos un lugar de trabajo inteligente y conectado, con "conectado" como punto focal. Estos lugares de trabajo híbridos digitales reunirán la máxima seguridad en el lugar de trabajo con la máxima eficiencia - al tiempo que darán más espacio para la libertad. Los equipos no se formarán en función de quién esté físicamente allí: en su lugar, reunirán a las mejores personas para el trabajo en toda la organización y más allá, fomentando la creatividad y la innovación. Este es el verdadero poder de la digitalización del lugar de trabajo.
¿Cómo apoya Konica Minolta a sus clientes en términos de esta transformación?
Entendemos que cada negocio es diferente y que los requisitos de los procesos digitales y los niveles de madurez también son diferentes. Reunimos dos de nuestras fortalezas para ayudar mejor a nuestros clientes en su camino hacia la digitalización combinando nuestra experiencia con un conocimiento profundo de los lugares de trabajo de nuestros clientes y los flujos de trabajo relacionados. Identificamos las necesidades reales de nuestros clientes y escuchamos a los gerentes comerciales tanto como al departamento de TI.
Yo mismo he trabajado en preventa y aprendí de primera mano que, si bien la implementación de una solución puede verse como un éxito desde una perspectiva de TI, si no resuena con los usuarios reales o los beneficia, no se adaptará y fallar. Adoptamos un enfoque holístico para proporcionar soluciones de digitalización adaptadas a nuestros clientes.
¿Qué papel juegan sus soluciones MFP en todo esto? Con las oficinas híbridas en aumento, ¿siguen siendo necesarias?
Hasta hace poco, nuestra experiencia era que los clientes centralizaban y consolidaban la infraestructura de impresión dentro de sus organizaciones. Sin embargo, este desarrollo ahora se está invirtiendo: con el trabajo híbrido, estamos viendo un regreso a la impresión descentralizada. En un entorno de trabajo digital, el papel de la impresora multifunción está cambiando. Por un lado, el comportamiento de impresión del usuario es cada vez más selectivo: muchos usuarios tienden a imprimir documentos complejos como contratos para una mejor comprensión durante las tareas de lectura y revisión. Por otro lado, las MFP en sí mismas se han transformado a raíz de la digitalización: nuestros dispositivos inteligentes bizhub MFP son un vínculo bidireccional entre los pasos del flujo de trabajo impresos y físicos y los virtuales y digitales cuando se trata de flujos de trabajo como la contabilidad o aquellos que requieren una firma digital. . Debido a esta transformación, ya no son solo un centro de impresión, son un punto de conexión para los flujos de trabajo digitales, lo que hace que la transición entre ellos sea lo más fluida y sin fricciones posible.
Nuestra solución Workplace Hub es un excelente ejemplo de cómo llevamos esto al siguiente nivel en nuestros servicios de "lugar de trabajo inteligente conectado": fusiona el mundo de la gestión del flujo de trabajo de documentos con la infraestructura de TI y los servicios gestionados, todo en el espacio que antes ocupaba una oficina. impresora. Esto significa que Workplace Hub tiene todo lo que nuestros clientes necesitan para proporcionar un lugar de trabajo inteligente y conectado para sus empleados, desde soluciones para trabajo remoto y colaboración seguros y efectivos hasta soluciones de flujo de trabajo digital. Con soluciones como estas, Konica Minolta ayuda a sus clientes a alcanzar el siguiente nivel de madurez digital en sus organizaciones, adaptado específicamente a sus necesidades.
Este cambio en los servicios que brinda debe haber significado una transformación masiva dentro de su organización. ¿Diría que Konica Minolta sigue siendo la misma empresa que era hace un par de años?
Tengo dos respuestas a esto, y aunque inicialmente pueden parecer contradecirse, de hecho van de la mano. Mi primera respuesta es no: en la última década, hemos invertido mucho en crecimiento orgánico en forma de adquisiciones estratégicas, particularmente en servicios de TI. Con este enfoque, pudimos integrar los conocimientos y la experiencia que necesitamos para brindarles a nuestros clientes las soluciones digitales que necesitan. Quizás uno de los cambios más visibles externamente es que cuando nuestro soporte técnico visitó a nuestros clientes en el pasado, tenían una caja de herramientas en una mano y una aspiradora en la otra para mantener las impresoras. Ahora es mucho más probable que aparezcan con una maleta y una computadora portátil.
Sin embargo, mi segunda respuesta a su pregunta es sí: somos la misma empresa con la que nuestros clientes han apreciado trabajar durante décadas. Desde que trabajamos en los flujos de trabajo de los documentos del cliente, siempre hemos trabajado en tres etapas de un proyecto: consultar, implementar y administrar. Hemos combinado nuestra nueva experiencia en TI con nuestro profundo conocimiento existente de las necesidades del lugar de trabajo de nuestros clientes. Conocemos sus flujos de trabajo de documentos desde el principio y tenemos un conocimiento profundo de los procesos que ejecutan. Hoy, les ayudamos a aprovechar todo su potencial con nuestras soluciones digitales para el lugar de trabajo. Con recursos de TI internos limitados, este soporte es muy buscado por nuestros clientes de pequeñas y medianas empresas. Al igual que con nuestras soluciones de impresión, nuestro soporte y técnicos permanecen a mano y pueden ayudarlos si surge algo. Contamos con una infraestructura de servicio y resolución de problemas que puede ayudar a nuestros clientes dentro o fuera de las instalaciones rápidamente, dondequiera que se encuentren. Me enorgullece saber de los clientes que perciben a Konica Minolta como "parte del equipo". Konica Minolta ha transformado e integrado los servicios de TI y se ha convertido en un socio confiable para los lugares de trabajo digitales; les ofrecemos un único punto de contacto para todos estos requisitos. En su informe MarketScape actual, IDC reconoce el progreso considerable que hemos logrado para reposicionarnos como una empresa de servicios administrados que ofrece soluciones digitales para el lugar de trabajo. Y, si bien hemos transformado los servicios que brindamos, nos mantuvimos fieles a nuestra misión de aprovechar nuestra experiencia para crear valor para nuestros clientes y ayudarlos a dominar los desafíos que enfrentan: los colocamos a ellos y a sus necesidades en el centro de lo que hacemos.
La profunda transición digital en los lugares de trabajo también debe crear incertidumbres para muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas. ¿Cómo abordan los problemas de seguridad?
Haciendo de la seguridad un elemento integral en todos nuestros servicios de "Lugar de trabajo inteligente conectado". Si bien estamos viendo un aumento en los intentos de ransomware y robo de datos en el entorno de trabajo general que intenta explotar procesos de trabajo remoto no seguros, tenemos seguridad "incorporada" en todas nuestras soluciones para lugares de trabajo digitales, incluida la infraestructura y los servicios en la nube. , servicios de contenido administrado, soluciones de video administrado o servicios de impresión administrados. De hecho, podemos mostrar a nuestros clientes que nuestras soluciones de lugar de trabajo digitales inteligentes e integradas son en realidad más seguras que las soluciones no integradas. Por lo tanto, la integración digital no es una amenaza para la seguridad; de hecho, ayuda a mejorar la seguridad.
El viaje de la digitalización no se detendrá en la integración digital de los lugares de trabajo. ¿Cuál será el siguiente paso? ¿Cómo serán los procesos de trabajo en el futuro?
Para nosotros, la transformación digital en su verdadero sentido comienza con la capacidad de aprovechar el poder de los datos de una manera que cree un valor adicional y nuevo para nuestros clientes. Luego, utilizaremos los datos adquiridos, los analizaremos y aplicaremos modelos de datos para ayudar a los trabajadores del conocimiento a tomar mejores decisiones basadas en hechos. Las actividades diarias de los trabajadores del conocimiento están determinadas por una toma de decisiones cada vez más compleja: ayudarlos a llevar esto al siguiente nivel los apoyará tanto a ellos como a sus negocios, especialmente a raíz de una escasez de mano de obra calificada. En pocas palabras: el futuro del trabajo será digital y estará impulsado por los datos.
