Gestion multi-sites efficace du courrier :
Bénéficier de solutions performantes et Économiques dans la mise en place et le suivi des depenses courrier.
Pourquoi Portakabin, le leader de la fabrication de bâtiments modulaires de qualité, fait confiance à Pitney Bowes ?
Chaque mois Portakabin envoie des milliers de courrier depuis ses 22 sites en France. L'harmonisation et l'uniformisation des solutions mises en œuvre par Pitney Bowes ont permis d'avoir une visibilité sur les coûts d'affranchissement, de réaliser 30% d'économies sur les dépenses courrier et d'augmenter l'efficacité des services courrier. Cette optimisation contribue efficacement à la croissance du groupe.
Portakabin loue et vend ses solutions modulaires de 7 m2 à plus de 5000 m2 à de grands groupes industriels, des centres hospitaliers et des collectivités. En fort développement, l'entreprise réalise un chiffre de d'affaires en progression chaque année.
Portakabin envoie chaque mois environ 2000 factures depuis son siège, et 200 devis depuis ses sites.
Mettre en place une politique de gestion multi-sites et d'optimisation des dépenses postales pour l'expedition des devis et factures
En 2011, Portakabin choisit Pitney Bowes pour son expertise de la gestion multi-sites, sur la base des 2 axes forts suivants :
> Optimiser les coûts de location des équipements de traitement de courrier avec l'uniformisation des solutions d'affranchissement et l'harmonisation des contrats.
A partir de l'audit du parc, des volumes et dépenses d'affranchissement, et grâce à son approche multi-sites, Pitney Bowes a uniformisé les solutions d'affranchissement et optimisé les coûts de location du parc machine à affranchir. Cette approche assure au client une tarification identique des locations de machines à affranchir sur l'ensemble des sites avec une facturation unique pour la totalité du parc incluant la mise à disposition des changements de tarifs. Ainsi Portakabin dispose d'une maîtrise globale de ses équipements et des coûts associés.
> Optimiser les dépenses postales et la planification des coûts
Le fournisseur global de technologies a également installé pour le centre décisionnel des outils de suivi et de visibilité des dépenses postales sur l'ensemble du parc. La solution en ligne Inview consolide et analyse ainsi les consommations d'affranchissement et produits postaux utilisés. Grâce à ces données, le siège de l'entreprise Portakabin peut visualiser les dépenses de chaque site et optimiser les frais d'affranchissement notamment avec l'utilisation de l'Ecopli. Portakabin peut ainsi réduire les dépenses d'affranchissement des sites grâce à cette visibilité et améliorer ses prévisions de dépenses.
L'ensemble de ces actions a permis à la société Portakabin de réaliser une économie de 30% sur ses dépenses de courrier tout en gagnant une meilleure maîtrise de son budget.
Les solutions Pitney Bowes déployées chez Portakabin :
Outre l'outil d'analyse Inview, le siège utilise une machine à affranchir DM400 et une mise sous pli DI380.
La machine à affranchir DM400 permet de traiter les envois de séries (bulletins de paie, mailings) et courriers hétérogènes (devis, relances, factures). Equipée de la technologie IntelliLink®, elle propose un accès sécurisé à Internet assurant le télérelevé postal et le téléchargement de nombreux services (tarifs postaux, flammes, évolution logiciel, audit....).
La mise sous pli DI380 gère l'expédition des factures de Portakabin. Cette solution, destinée aux faibles et moyens volumes de courrier, est 25 fois plus rapide qu'une mise sous pli manuelle : la productivité du service courrier est considérablement améliorée.
Les 22 sites du groupe disposent de machines à affranchir DM55, solution idéale pour les petits volumes de courrier permettant aux différents sites de déposer leur courrier, essentiellement des devis, en boîte aux lettres de rue.
Grâce à la souplesse des équipements et à leur simplicité d'utilisation, 60 personnes sur les 131 salariés utilisent les technologies Pitney Bowes dans le groupe.
Satisfait de l'efficacité de la solution globale proposée par Pitney Bowes, Portakabin vient de prolonger de 3 à 5 ans son contrat de location machines à affranchir.
« Nous souhaitions avoir une solution globale d'affranchissement, de collecte et de remise du courrier. L'objectif était de faciliter la gestion, permettre la remise en poste sans déplacement et offrir une visibilité réelle de l'activité. Depuis l'intégration des solutions Pitney Bowes, le groupe réalise 30% d'économies sur la gestion du courrier » explique Stéphane NIVESSE, Responsable Achats et logistique de Portakabin.
Il ajoute : « Portakabin dispose depuis l'intervention de Pitney Bowes d'outils de suivi et de visibilité des dépenses. Ce qui facilite au quotidien la gestion et permet d'anticiper les provisions de charges de cette activité. Outre ces aspects financiers, nous apprécions la qualité du service de maintenance ultra performant et réactif. La garantie de l'expertise et surtout la prise en main à distance des machines par Pitney Bowes permet un confort d'utilisation notamment en cas de panne ou de dysfonctionnement ».
3 critères de choix de Pitney Bowes : prix, service et maintenance
Stéphane NIVESSE précise que la mise en place des machines et leur installation s'est faite rapidement. Par ailleurs, la formation des utilisateurs a permis une prise en main rapide : les équipes ont ainsi adopté facilement ces solutions qui permettent au personnel de réduire le temps passé au traitement du courrier. Elles représentent une rupture avec les solutions précédentes : désormais
Portakabin dispose d'une maîtrise complète, d'une visibilité à l'usage et d'une simplification dans la gestion du courrier.
« Avant Pitney Bowes, les solutions que nous utilisions étaient peu de réactives et peu de fiables. Aujourd'hui outre l'excellence technologique nous disposons d'un suivi et d'une visibilité des dépenses permettent un lissage des coûts. La direction financière peut ainsi gérer, anticiper les coûts et provisionner les achats, les loyers et la location de machines. Nous avons ainsi une gestion financière optimisée de cette sous-traitance » explique Stéphane NIVESSE.
Bénéfices pour Portakabin :
Affranchissement et mise sous plis facilités,
Mise à disposition de machines Pitney Bowes simples d'utilisation et peu coûteuses,
Mise à jour automatisée des changements tarifaires de La Poste sur les équipements,
Consolidation des données des différentes machines sur l'ensemble des sites,
SAV et maintenance ultra réactive.
www.pitneybowes.com
