Come creare una buona comunicazione interna all'organizzazione aziendale con l'obiettivo di migliorare la comprensione, la fiducia e la collaborazione reciproche.
di Franco Cadore *
La comunicazione può essere definita come lo scambio di messaggi tra diversi interlocutori per il soddisfacimento dei propri bisogni od obiettivi personali, mentre la comunicazione interna è lo scambio di informazioni internamente a un'organizzazione per il raggiungimento di obiettivi comuni, condivisi ed espliciti.
La definizione è molto semplice e assolutamente non ambigua, ma è complicatissima da mettere in pratica in quanto prevede la relazione tra persone e, di conseguenza, la loro reciproca comprensione e fiducia.
Spesso quindi le aziende incontrano alcune difficoltà sul cammino della creazione di un sistema formalizzato di scambio di informazioni.
Queste sono diverse e vediamo di elencarle:
- la non fiducia tra membri dell'organizzazione,
- l'incapacità di comunicare efficacemente,
- l'incapacità di ascoltare attentamente,
- la paura di trasferire informazioni, saperi, competenze o abilità ad altri che in tal modo possono minacciare la posizione acquisita,
- l'assoluta o parziale non consapevolezza che lo scambio di informazioni fa parte delle regole del gioco e che per vincere bisogna collaborare e non competere,
- la mancanza di un obiettivo comune, condiviso ed esplicito,
- la mancanza di un modello di comunicazione interna efficace da applicare.
Superare i problemi
Una comunicazione efficace dovrebbe fungere da strumento per il superamento dei piccoli e grandi problemi che si incontrano all'interno delle organizzazioni. Problemi che spesso sono veicolo di distrazione e talvolta servono da alibi per l'incomprensione.
La creazione di una rete di informazioni costante e duratura nel tempo dovrebbe quindi creare un'atmosfera e un ambiente favorevole alla crescita professionale e personale in qualsiasi ambito aziendale e in modo particolare in quello dei servizi, qual è ad esempio il mondo della stampa.
È utile quindi pensare a una circolazione delle informazioni che permetta un notevole grado di competenza e di autonomia e una crescente capacità di farsi carico della responsabilità rispetto al proprio ruolo, e mansioni a questo collegate, e rispetto agli altri membri dell'organizzazione.
Importanza della delega
Nelle funzioni di potere e di coordinamento la responsabilità si manifesta non tanto attraverso manovre di controllo, ma altresì con lo strumento delicato e utilissimo della delega: chi delega ha un buon livello di autostima e contemporaneamente aumenta la fiducia con i propri collaboratori e li rende autonomi e collaborativi.
Le informazioni costringono a una presa di responsabilità ed è evidente, come spesso accade nelle aziende, che il cambiamento, realizzato dall'apporto di nuove informazioni, viene dai dipendenti rifiutato per la paura di mettersi in gioco o per la mancanza di disponibilità di caricarsi di nuove e ulteriori responsabilità.
In breve, lo scambio sistematico e formalizzato delle informazioni genera nelle organizzazioni uno scatenamento di emozioni che, se non gestito, può sfociare in comportamenti deleteri per i singoli e per l'intera struttura.
Garantire l'identità aziendale
Le organizzazioni che intendono utilizzare la comunicazione interna per migliorare le loro prestazioni devono anche preoccuparsi di formare i propri uomini e donne al fine di gestire le loro emozioni in modo funzionale al contesto. I motivi per i quali un'organizzazione debba investire nella costruzione di una rete di informazioni che coinvolga tutti i ruoli e tutti i livelli gerarchici riguarda principalmente il garantire l'identità aziendale, fare da collante tra i differenti reparti, fornire gli elementi per l'orientamento, ascoltare in modo attivo le attese e i bisogni dei differenti gruppi di popolazione, raccogliere e gestire i contributi dei dipendenti (i clienti interni) al miglioramento aziendale attraverso modalità di lavoro più coinvolgente.
I Team Briefing
Uno dei modi più proficui per migliorare la comunicazione interna a un'organizzazione o a un gruppo di persone al lavoro, o anche tra gruppi differenti all'interno della stessa azienda, passa attraverso regolari Team Briefing che rappresentano un'occasione concreta per abbattere le barriere creando un clima di condivisione e crescita reciproca; oppure attraverso le Riunioni Informative che hanno come unico scopo quello di "far sapere" al "cliente interno" l'adozione di decisioni o di qualsiasi altra cosa che possa essere utile per crescere continuamente, condividendo informazioni importanti nell'ottica della trasparenza e della coesione d'intenti.
Un buon sistema di comunicazione interna, funziona esattamente come un comunissimo anti-virus per computer, ci protegge dai virus!
* Franco Cadore è consulente aziendale, formatore e coacher per l'efficienza organizzativa e fa parte del team della redazione di MetaPrintArt
