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La transformation des pratiques de travail et l'essor du lieu de travail hybride

km 800 olaf lorenz dsc0364"Si j'ai dû choisir une chose qui a changé concernant le besoin de lieux de travail intelligents et connectés dans le sillage de COVID-19, c'est que nous devons maintenant écrire "CONNECTED" en majuscules", déclare Olaf Lorenz, directeur général de la division de la transformation numérique de Konica Minolta Business Solutions Europe, en décrivant l'essor du "travail hybride" et ses implications pour les lieux de travail de l'avenir. Depuis un certain temps déjà, sa société aide ses clients à tirer parti des avantages d'une numérisation accrue de leurs processus de travail.

Cependant, la pandémie COVID-19 et ses conséquences ont mis la transformation numérique à l'épreuve. Ce qui était généralement considéré comme une entreprise bénéfique est rapidement devenu une nécessité absolue pour la survie des entreprises : Fournir aux employés des lieux de travail numériques connectés, accessibles depuis divers endroits. Avant de pouvoir aider ses clients dans leur transformation, Konica Minolta a dû elle-même subir une profonde transformation. Dans cette interview, Olaf Lorenz explique le processus de transformation chez Konica Minolta, comment son entreprise aide ses clients à atteindre le niveau de maturité numérique suivant dans leurs organisations, et ce qu'il attend des lieux de travail à l'avenir.
M. Lorenz, comment les pratiques de travail et les lieux de travail ont-ils changé - en particulier à la suite des récents événements ?
Le verrouillage a profondément remodelé les pratiques et les lieux de travail. Chez Konica Minolta, nous avons pu faire passer nos activités en Europe du travail au bureau à un travail à distance en quelques jours. Cette transition a été beaucoup plus difficile pour les entreprises qui n'avaient pas préparé très tôt leurs lieux de travail et leurs processus au travail à distance. Bien qu'un nombre croissant d'entreprises aient pris conscience de la nécessité de la numérisation au cours des dernières années et aient vu le potentiel qu'elle offre pour faire avancer leurs activités, les bureaux numériques accessibles à distance sont devenus une nécessité absolue presque du jour au lendemain.
On peut dire qu'au cours de la dernière décennie, de nombreux clients ont commencé à se transformer et à évoluer de processus de travail pré-numérique à numérique. Nombre de ceux qui nous ont contactés se sont retrouvés dans cette première phase de numérisation, faisant passer des processus spécifiques des approches analogiques sur papier aux flux de travail numériques. Comme on pouvait s'y attendre, cela a permis d'améliorer leurs processus et de réaliser des gains d'efficacité dans ces domaines spécifiques. Prenons l'exemple des dossiers personnels numériques pour les RH, ou un processus de facturation qui supprime la nécessité de faire circuler un document au sein d'une entreprise.
Cependant, pour rendre le travail à distance réellement possible, il faut une deuxième étape : l'intégration numérique. Il est crucial de fusionner les différentes solutions numériques en un environnement numérique cohérent, à la fois accessible à distance et sécurisé. Cela jette les bases de modèles de travail hybrides qui permettent aux employés de travailler indépendamment de leur lieu de travail. La demande pour ce type de support d'intégration numérique est ce qui a explosé dans le sillage de la pandémie actuelle.
Et elle façonnera également le travail dans le monde post-COVID.
Il y a une notion de monde post-COVID que je ne partage pas : Une image de nous tous retournant simplement dans nos bureaux et reprenant le travail de la même manière qu'avant la pandémie. En fait, je m'attends à ce qu'il y ait un niveau élevé de préoccupations sanitaires liées à la pandémie dans un avenir prévisible. En outre - et c'est encore plus important - les employés et les entreprises profitent des avantages du travail à distance. Ces facteurs vont profondément remodeler les bureaux et notre façon de travailler : Les employés, en particulier les "travailleurs de la connaissance", ne seront pas "tous de retour au bureau". En fait, les bureaux pourront devenir plus petits et devront peut-être servir un objectif différent, comme la collaboration ou le brainstorming. Le terme "lieu de travail" ne signifiera plus un lieu géographique. Nous imaginons un lieu de travail intelligent et connecté - le mot "connecté" étant le point central. Ces lieux de travail numériques hybrides combineront une sécurité maximale et une efficacité maximale, tout en laissant plus de place à la liberté. Les équipes ne seront pas formées en fonction des personnes présentes physiquement sur le lieu de travail : elles réuniront les meilleures personnes pour le travail dans toute l'organisation et au-delà, en encourageant la créativité et l'innovation. C'est là que réside le véritable pouvoir de la numérisation du lieu de travail.
Comment Konica Minolta accompagne ses clients dans cette transformation?
Nous comprenons que chaque entreprise est différente et que les exigences et les niveaux de maturité des processus numériques sont également différents. Nous réunissons deux de nos forces pour accompagner au mieux nos clients sur leur chemin vers la digitalisation en combinant notre expertise avec une compréhension approfondie des lieux de travail de nos clients et des workflows associés. Nous identifions les besoins réels de nos clients et écoutons les chefs d'entreprise autant que nous écoutons le service informatique.
J'ai moi-même travaillé en prévente, et j'ai appris de première main que si la mise en œuvre d'une solution peut être considérée comme un succès d'un point de vue informatique, si elle ne résonne pas avec les utilisateurs réels ou ne leur profite pas, elle ne sera pas adaptée échouer. Nous adoptons une approche holistique pour fournir des solutions de numérisation adaptées à nos clients.
Quel rôle jouent vos solutions MFP dans tout cela? Avec la montée en puissance des bureaux hybrides, sont-ils toujours nécessaires?
Jusqu'à récemment, notre expérience était que les clients centralisaient et consolidaient l'infrastructure d'impression au sein de leurs organisations. Cependant, cette évolution est désormais inversée: avec le travail hybride, on assiste à un retour à l'impression décentralisée. Dans un environnement de travail numérique, le rôle du MFP évolue. D'une part, le comportement d'impression des utilisateurs devient de plus en plus sélectif: de nombreux utilisateurs ont tendance à imprimer des documents complexes comme des contrats pour une meilleure compréhension lors des tâches de lecture et de révision. D'un autre côté, les MFP eux-mêmes se sont transformés à la suite de la numérisation: nos périphériques intelligents bizhub MFP constituent un lien bidirectionnel entre les étapes de flux de travail physiques imprimées et les étapes virtuelles et numériques lorsqu'il s'agit de flux de travail tels que la comptabilité ou ceux nécessitant une signature numérique. . En raison de cette transformation, ils ne sont plus seulement un centre d'impression - ils sont un point de connexion pour les flux de travail numériques, rendant la transition entre eux aussi transparente et sans friction que possible.
Notre solution Workplace Hub est un excellent exemple de la façon dont nous faisons passer cela au niveau supérieur dans nos services «Intelligent Connected Workplace»: elle fusionne le monde de la gestion du flux de travail de documents avec l'infrastructure informatique et les services gérés, le tout dans l'espace précédemment occupé par un bureau imprimante. Cela signifie que Workplace Hub contient tout ce dont nos clients ont besoin pour fournir un lieu de travail intelligent et connecté à leurs employés - des solutions de travail et de collaboration à distance sécurisés et efficaces aux solutions de flux de travail numérique. Avec des solutions comme celles-ci, Konica Minolta aide ses clients à atteindre le prochain niveau de maturité numérique dans leurs organisations, spécifiquement adapté à leurs besoins.
Ce changement dans les services que vous fournissez doit avoir entraîné une transformation massive au sein de votre organisation. Diriez-vous que Konica Minolta est toujours la même entreprise qu'il y a quelques années?
J'ai deux réponses à cela, et si elles peuvent sembler au départ se contredire, elles vont en fait de pair. Ma première réponse est non: au cours de la dernière décennie, nous avons beaucoup investi dans la croissance organique sous forme d'acquisitions stratégiques, notamment dans les services informatiques. Avec cette approche, nous avons pu intégrer l'expertise et l'expérience dont nous avons besoin pour fournir à nos clients les solutions numériques dont ils ont besoin. L'un des changements les plus visibles en externe est peut-être que lorsque notre support technique a rendu visite à nos clients dans le passé, ils avaient une boîte à outils dans une main et un aspirateur dans l'autre pour entretenir les imprimantes. Maintenant, ils sont beaucoup plus susceptibles de se présenter avec une valise et un ordinateur portable.
Cependant, ma deuxième réponse à votre question est oui: nous sommes à peu près la même entreprise avec laquelle nos clients ont apprécié travailler au fil des décennies. Depuis que nous travaillons sur les flux de travail des documents clients, nous avons toujours travaillé sur trois étapes d'un projet: consulter, mettre en œuvre et gérer. Nous avons combiné notre nouvelle expertise informatique avec notre connaissance approfondie des besoins de nos clients sur le lieu de travail. Nous connaissons leurs flux de travail documentaire depuis le début et avons une compréhension approfondie des processus qu'ils exécutent. Aujourd'hui, nous les aidons à exploiter pleinement leur potentiel avec nos solutions de travail numérique. Avec des ressources informatiques internes limitées, ce support est particulièrement recherché par nos petites et moyennes entreprises clientes. Comme pour nos solutions d'impression, notre support et nos techniciens restent à portée de main et peuvent les accompagner en cas de problème. Nous disposons d'une infrastructure de service et de dépannage qui peut aider nos clients sur site ou hors site rapidement, où qu'ils se trouvent. Cela me remplit de fierté d'apprendre des clients qu'ils perçoivent Konica Minolta comme "une partie de l'équipe". Konica Minolta a transformé et intégré les services informatiques et est devenu un partenaire fiable pour les lieux de travail numériques - nous leur offrons un point de contact unique pour toutes ces exigences. Dans son rapport MarketScape actuel, IDC reconnaît les progrès considérables que nous avons accomplis pour nous repositionner en tant que société de services gérés proposant des solutions de travail numérique. Et, bien que nous ayons transformé les services que nous fournissons, nous sommes restés fidèles à notre mission en mettant à profit notre expertise pour créer de la valeur pour nos clients et les aider à maîtriser les défis auxquels ils sont confrontés: nous les plaçons et leurs besoins au cœur de ce que nous faisons.
La transition numérique profonde sur les lieux de travail doit également créer des incertitudes pour de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises. Comment répondez-vous aux problèmes de sécurité?
En faisant de la sécurité une partie intégrante de tous nos services «Intelligent Connected Workplace». Alors que nous assistons à une augmentation des tentatives de ransomware et de vol de données dans l'environnement de travail général qui tentent d'exploiter des processus de travail à distance non sécurisés, nous avons une sécurité «intégrée» dans toutes nos solutions pour les lieux de travail numériques, y compris l'infrastructure et les services cloud. , des services de contenu gérés, des solutions vidéo gérées ou des services d'impression gérés. En fait, nous sommes en mesure de montrer à nos clients que nos solutions de travail numérique intégrées et intelligentes sont en réalité plus sécurisées que les solutions non intégrées. L'intégration numérique n'est donc pas une menace pour la sécurité - en fait, elle contribue à améliorer la sécurité.
Le parcours de la numérisation ne s'arrêtera pas à l'intégration numérique des lieux de travail. Quelle sera la prochaine étape? À quoi ressembleront les processus de travail à l'avenir?
Pour nous, la transformation numérique dans son vrai sens commence par être en mesure d'exploiter la puissance des données d'une manière qui crée une nouvelle valeur supplémentaire pour nos clients. Nous utiliserons ensuite les données acquises, les analyserons et appliquerons la modélisation des données pour aider les travailleurs du savoir à prendre de meilleures décisions fondées sur des faits. Les activités quotidiennes des travailleurs du savoir sont façonnées par une prise de décision de plus en plus complexe: les aider à passer au niveau supérieur les soutiendra, eux et leurs entreprises, en particulier à la suite d'une pénurie de main-d'œuvre qualifiée. En un mot: l'avenir du travail sera numérique et guidé par les données.

www.konicaminolta.eu

 

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