Effiziente, nachhaltige und rechtskonforme Digitalisierung von Dokumenten
Kodak Alaris, Experte für innovative Scan-Lösungen, und die Enterprise Content Management (ECM)-Spezialisten der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft Konstanz haben eine strategische Partnerschaft geschlossen. Ziel der Kooperation ist es, die Kompetenzen zu bündeln und für die Kunden nutzbar zu machen. So wird der Scan-Client Capture Pro von Kodak Alaris nahtlos in die Dokumentenmanagement-Software enaio von Optimal Systems eingebunden. Dadurch profitieren insbesondere Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung von effizienten und rechtssicheren Prozessen bei der digitalen Erfassung von Dokumenten.
Die Dokumentenmanagement-Software enaio von Optimal Systems ist eine weit verbreitete ECM-Lösung, die unter anderem auch von zahlreichen Kunden in der öffentlichen Verwaltung seit vielen Jahren erfolgreich genutzt wird. Die Software Capture Pro von Kodak Alaris gilt als Standard-Client, wenn es um die digitale Erfassung von Dokumenten geht. Durch die strategische Allianz mit Kodak Alaris stellt Optimal Systems sicher, dass die innovativen Scan-Lösungen – sowohl hard- als auch softwareseitig – von den eigenen Kunden problemlos eingesetzt werden können.
TR-RESISCAN – Ersetzendes Scannen
Insbesondere bei der Umsetzung der technischen Richtlinie (TR) zum ersetzenden Scannen „03138 RESISCAN“ können Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die gebündelte Fachkompetenz der Kooperationspartner optimal nutzen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hatte die Richtlinie im Jahr 2013 veröffentlicht, um den Anwendern ein Plus an Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen zu bieten und ein Maximum an Compliance Sicherheit zu gewährleisten. Schließlich werden beim ersetzenden Scannen die gescannten Unterlagen zeitnah vernichtet. „Durch die nahtlose Integration des Scan-Clients von Kodak Alaris kann unsere bewährte ECM-Technologie die Anforderungen an die effiziente und rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten noch besser adressieren. Dadurch profitieren unsere Kunden enorm von der Partnerschaft“, kommentiert Robert Ilse, CEO der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, die Kooperation. Denn: Die Capture Pro-Software erkennt, extrahiert und indexiert die gescannten Bilddaten automatisch und stellt sie über die Einbindung in enaio nachgelagerten Arbeitsprozessen zur Verfügung – einheitlich und organisationsweit. Dadurch werden Dokumenten- und Informationssicherheit erhöht. „Ein großer Vorteil in der öffentlichen Verwaltung, die tagtäglich mit zahlreichen sensiblen Informationen arbeitet“, erklärt Ilse.
Auf dem Weg zum durchgängig papierlosen Informationsmanagement
Die strategische Allianz ebnet nicht nur den Weg zur TR-RESISCAN-konformen Gestaltung von Dokumenten-Workflows. Die konsequente Umsetzung eines durchgängig papierlosen Informationsmanagements ist auch ein wichtiger Beitrag zur Etablierung von nachhaltigen und ressourcenschonenden Prozessen in der öffentlichen Verwaltung sowie in privaten Unternehmen. „Eine Win-win-Situation, die allen Seiten zugutekommt“, meint Markus Fleischer, Senior Manager Solution & Channel Business bei Kodak Alaris. „Durch die Zusammenarbeit können zwei Technologieführer ihre Expertise optimal kombinieren und dem Markt ausgereifte Lösungen für die digitale Erfassung von Dokumenten anbieten.“
Davon profitiert letztlich auch die Umwelt. Automatisierte Workflows sorgen nicht nur für mehr Kosteneffizienz, indem Betriebs- und vor allem Personalkosten für die analogen, papierbezogenen Prozesse eingespart werden können. „Täglich werden in deutschen Büros immer noch zwischen 21 und 100 Seiten Papier täglich gedruckt – pro Beschäftigtem!“, betont Ilse. Die Zahlen einer Statista-Studie aus dem Jahr 2018 im Auftrag von Kyocera Document Solutions zeigen: Deutsche Unternehmen und die öffentliche Verwaltung sind noch weit vom angestrebten papierlosen Büro entfernt. Hier bietet die strategische Kombination von technologischen Lösungen großes Einsparpotenzial. Während Scan-Clients wie Capture Pro relevante Informationen automatisch auslesen können, bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie enaio die Möglichkeit, diese elektronisch zu bearbeiten und archivieren. Dadurch wird auch der Papierverbrauch erheblich reduziert, da Kopien überflüssig werden.
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