Nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Dies hat eine aktuelle Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions ergeben. Demnach druckt die Mehrheit der Befragten (39 Prozent) noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche.
Die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse steht in den meisten Unternehmen zwar auf der Agenda, jedoch gibt es in diesem Bereich viel Luft nach oben. So verfolgt zwar die Hälfte der Unternehmen eine entsprechende Strategie, um papierloses Arbeiten zu forcieren – ganz ohne Ausdrucke geht es aber nur in einem Bruchteil der Unternehmen. Dies ist eine zentrale Erkenntnis der KYOCERA-Studie „Papierloses Büro in Deutschland und Österreich“. Dazu hat das Statistikportal Statista eine Umfrage unter insgesamt 1.650 Büroangestellten mit einem PC-Arbeitsplatz in beiden Ländern befragt. Das Ergebnis: Nur 4 Prozent der Befragten gaben an, vollkommen ohne Papier zu arbeiten.
Mehr als 100 Ausdrucke pro Woche
Ein Viertel der Umfrageteilnehmer (24 Prozent) gab sogar an, dass sie mehr als 100 Seiten in der Woche drucken. Vor allem textbasierte Dokumente (65 Prozent) sowie Tabellen (38 Prozent) und E-Mails (37 Prozent) gehören zu den am häufigsten gedruckten Unterlagen. Der größte Vorteil, den die Angestellten bei Ausdrucken sehen, ist die Möglichkeit, sich Notizen machen zu können. 49 Prozent – und somit fast die Hälfte – nannten dies als Hauptgrund für das Ausdrucken von Dokumenten. Das einfache Mitführen von gedruckten Dokumenten sowie die bessere Lesbarkeit sind für je 42 Prozent der Befragten weitere Motive für das Ausdrucken von Unterlagen.
Obwohl also noch viel in den Unternehmen gedruckt wird, würde das Gros der Befragten papierarmes Arbeiten begrüßen: Fast drei Viertel aller Umfrageteilnehmer (73 Prozent) gehen davon aus, dass auf Dokumente in Papierform zukünftig zunehmend oder vollkommen verzichtet werden kann. Als wesentlichen Treiber für das papierlose Büro sehen 43 Prozent der Befragten hier Softwarelösungen, die das Zusammenarbeiten an Dokumenten bzw. deren Organisation vereinfachen.
Diese Einschätzung teilt auch Pascal Seifert, Senior-Abteilungsleiter Service Planning bei KYOCERA Document Solutions Deutschland: „Moderne Print- und Dokumentenmanagementlösungen können bereits heute dazu beitragen, die Papierberge in den Büros zu reduzieren. Während smarte Scan-Lösungen relevante Informationen automatisch aus einem Dokument auslesen lassen, erlauben Dokumentenmanagementsysteme (DMS) deren elektronische Bearbeitung. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Kosten und Durchlaufzeiten. Zugleich erhöht sich die Dokumentensicherheit und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter.“
Trotz der Vorteile sind vor allem größere Unternehmen deutlich weiter, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Während in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nur 38 Prozent der Befragten angaben, entsprechende Softwarelösungen einzusetzen, war es in Unternehmen fast die Hälfte (48 Prozent). Dies deckt sich mit den Ergebnissen der Studie „ECM im Mittelstand“ des Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2018: Darin wurde ebenfalls deutlich, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen häufig bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse im Vergleich zu Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zurückliegen. Der Grund ist, dass in KMU die Digitalisierung von Geschäftsprozessen oft neben dem Tagesgeschäft mit erledigt werden muss.
Pascal Seifert: „Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements ist zeit- und kostenintensiv. Dies stellt gerade Mittelständler vor Herausforderungen. Um Abhilfe zu schaffen, bieten wir hier gemeinsam mit unseren Fachhändlern ein breites Portfolio, das auf KMU zugeschnitten ist. Neben Druck- und Multifunktionssystemen gehören hierzu auch Beratungsleistungen sowie Softwarelösungen wie der KYOCERA Workflow Manager oder der KYOCERA Net Manager.“
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